So einfach geht es!
Microsoft Word bietet mit seinen Dokumentvorlagen, wie wir sie beim Erstellen eines Dokuments auswählen können, ein starkes Tool. Vorlagen definieren nicht nur das grundlegende Layout, wie Seitenränder und Kopf-/Fußzeilen, sondern auch Formatvorlagen für Überschriften, Text und Listen, Farbschemata und sogar vordefinierte Textbausteine oder Makros. Das spart enorm Zeit, da du nicht jedes Mal das Rad neu erfinden musst; stattdessen greifst du auf ein vorbereitetes Gerüst zurück, das sicherstellt, dass alle Dokumente eines bestimmten Typs – ob Geschäftsbriefe, Berichte oder Rechnungen – ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild haben. Dies erhöht die Effizienz und minimiert Fehler, da der Arbeitsablauf standardisiert und die Qualität der Ergebnisse gesichert ist.
Dabei können wir nicht nur auf das Angebot von Office zurückgreifen, sondern auch eigene Vorlagen erstellen. Ich habe mir daher für alle Texte, die ich so schreibe, vom Blogartikel bis zum Roman, individuelle Vorlagen erstellt.
Doch manchmal möchte man diese Vorlage noch nachträglich austauschen. Ein typischer Fall ist zum Beispiel, ein Manuskript in Normseiten zu verwandeln. Das geht zwar auch manuell, dauert aber unnötig lang. Für Prosatexte habe ich daher drei Vorlagen erstellt, die ihr im Writing Club herunterladen könnt. Ich schreibe lieber mit einer Proportionalschrift, doch Verlage und Agenturen erwarten oft ein Normseiten-Layout, gerne mit Zeilennummern.
In diesem Tutorial erkläre ich euch, wie ihr einen solchen Vorlagenaustausch vornehmen könnt.
Der Vorgang relativ einfach und wird direkt in Word durchgeführt.
1. Das Dokument öffnen
Öffne das bestehende Word-Dokument, dessen Vorlage du austauschen möchtest.
2. Die Entwicklertools aktivieren (falls noch nicht geschehen)
Um die Dokumentvorlage zu ändern, benötigst du die Registerkarte „Entwicklertools“ in Word. Falls diese noch nicht sichtbar ist, aktiviere sie wie folgt:
- Klicke auf „Datei“ > „Optionen“.
- Wähle im linken Menü „Menüband anpassen“.
- Aktiviere auf der rechten Seite unter „Hauptregisterkarten“ das Kontrollkästchen „Entwicklertools“.
- Klicke auf „OK“.
3. Die Vorlage zuweisen
Nachdem die Entwicklertools aktiviert sind, kannst du die neue Vorlage zuweisen:
- Wechsle zur Registerkarte „Entwicklertools“.
- In der Gruppe „Vorlage“ klicke auf „Dokumentvorlage“.
- Im sich öffnenden Dialogfeld „Vorlagen und Add-Ins“ siehst du im oberen Bereich, welche Vorlage dem aktuellen Dokument zugewiesen ist.
- Klicke auf die Schaltfläche „Anfügen…“.
- Navigiere zu dem Speicherort deiner neuen .dotx-Datei (Dokumentvorlage) und wähle sie aus. Klicke dann auf „Öffnen“.
- Word für Windows speichert eure eigenen Vorlagen übrigens standardmäßig im Ordner „Dokumente > Benutzerdefinierte Office-Vorlagen“ – C:\Users\EUERBENUTZERNAME\Documents\Benutzerdefinierte Office-Vorlagen
- Stelle sicher, dass im Dialogfeld „Vorlagen und Add-Ins“ das Kontrollkästchen „Dokumentformatvorlagen aktualisieren“ aktiviert ist. Dies ist sehr wichtig, da Word dadurch die Formatierungen und Stile der neuen Vorlage auf dein Dokument anwendet.
- Klicke auf „OK“.
4. Änderungen überprüfen und speichern
Nachdem du auf „OK“ geklickt hast, solltest du sehen, wie sich die Formatierungen deines Dokuments an die neue Vorlage anpassen.
- Überprüfe das Dokument sorgfältig. Achte darauf, ob alle Überschriften, Absätze und andere Elemente korrekt formatiert sind. Es kann sein, dass du kleine Anpassungen von Hand vornehmen musst, wenn die Stile in der neuen Vorlage anders benannt sind oder sich stark von der alten Vorlage unterscheiden.
- Speichere dein Dokument, um die Änderungen zu übernehmen.
Wichtige Hinweise
- Sicherungskopie erstellen: Bevor du die Vorlage austauschst, erstelle unbedingt eine Sicherungskopie deines Originaldokuments. So kannst du immer auf die vorherige Version zurückgreifen, falls etwas schiefgeht oder das Ergebnis nicht deinen Erwartungen entspricht.
- Stilnamen: Wenn die neue Vorlage Stile mit anderen Namen als die alte Vorlage enthält, werden diese neuen Stile möglicherweise nicht automatisch auf deinen vorhandenen Text angewendet. Du musst dann unter Umständen manuell die entsprechenden Stile zuweisen.
- Makros und Bausteine: Wenn deine alte oder neue Vorlage Makros oder Bausteine (wie Kopf- und Fußzeilen, Textfelder) enthielt, werden diese mit dem Vorlagenwechsel entsprechend übernommen oder überschrieben. Prüfe dies ebenfalls.
- Kompatibilität: Achte darauf, dass die neue Vorlage mit der Word-Version, die du verwendest, kompatibel ist.
Und weil es so schön war, hier das Ganze auch noch einmal als Video!
So, das war es auch schon. Ich hoffe, die Anleitung ist für euch nützlich. Ihr habt Fragen oder Anmerkungen? Dann schreibt mir unter he****@*********rz.de.
HINWEIS: Diese Anleitung funktioniert nur auf Windows-Systemen. Beim MS Office für Mac ist ein Austausch, wie ich ihn hier vorstelle, ist nicht möglich.
